SR
Kako automatizovati poslove dok ste na odmoru
Na plaži ste, ležite na super udobnoj ležaljci. Jutro je i osetite miris mora. Galebovi kruže u daljini. Dugoočekivani odmor je stigao i baš razmišljate kako vam je lepo. U tom momentu stiže poruka od kolege da vam mnogo klijenata piše i da morate da pogledati poslovni email. More i dalje miriše, galebovi plene lepotom, ali ih vi više ne primećujete.
Da li vi znate da sam ja na odmoru? Koliko dugo čekam ovih sedam dana i ne mogu da prođem bez stresa? Neverovatno. I tako redom. Nižu se misli, pritisak raste, ali posao i dalje čeka.
Sigurno ne biste ovakav scenario na godišnjem odmoru. Bilo da ste na drugom kraju planete ili na pola sata od kancelarije, potrebno vam je mentalno udaljavanje od svega što asocira na posao. Međutim, za to se mnogi zaposleni moraju pobrinuti pre nego odu na pauzu.
Jedini način da izbegnete ovakve situacije jeste da iskoristite brojne aplikacije koje mogu da automatiziju dobar deo zadataka. Stoga vam u nastavku predstavljamo nekoliko softvera koji mogu, neki i beslatno, da vas odmene dok koristite zasluženi predah.
Kako pripremiti kolege pre odlaska na odmor
Pre nego vam predstavimo aplikacije koje će vam omogućiti da mirno odete na odmor, podsetićemo se toga o čemu sve treba da porazgovarate sa kolegama, čak iako planirate određene procese da automatizujete uz pomoć aplikacija.
Obavestite kolege: Obavestite članove tima o predstojećem odmoru unapred. Naznačite im vremenski period odsustva.
Delegirajte odgovornosti: Identifikujte zadatke i odgovornosti kojima se treba baviti u vašem odsustvu. Delegirajte ih određenim kolegama, osiguravajući da imaju neophodne veštine i resurse da ih uspešno završe.
Dokumentujte važne procese: Napravite detaljnu dokumentaciju ili standardne operativne procedure za sve kritične procese i tokove posla koji mogu zahtevati pažnju dok ste odsutni. Uključite detaljna uputstva, ključne kontakte i sve relevantne informacije.
Omogućite pristup neophodnim datotekama i sistemima: Uverite se da kolege imaju pristup svim datotekama, dokumentima i sistemima koje koristite svakodnevno.
Obavestite ih o rokovima projekata: Napravite listu svih nerešenih zadataka i projekata uključujući rokove u kojim bi trebalo da se završe. Navedite konkretna uputstva i prioritete.
Podelite kontakt informacije: Ostavite im listu važnih kontakata sa kojima će možda morati da komuniciraju u slučaju hitnih slučajeva ili specifičnih upita. Uključite imena, brojeve telefona i email adrese.
Softveri za automatizaciju poslovnih procesa
Stepen automatizacije posla odnosno prenosa zadataka na softvere, zavisi od vrste delatnosti kojom se bavite. Svakako, osnovnu komunikaciju sa kolegama i klijentima moguće je automatizovati u svim industrijama – od automatskih odgovora na email, preko zakazivanja objava na društvenim mrežama i sličnim medijima, dodeljivanja zadataka i rokova, do izvršavanja finansijskih naloga.
Absence.io
Ako ste HR menadžer koji se bavi evidencijom i praćenjem slobodnih dana, godišnjih odmora i bolovanja zaposlenih, da biste vi mirno otišli na pauzu, iskoristite aplikacije koje automatizuju zakazivanje odmora.
Absence.io omogućava jednostavno i brzo zakazivanje godišnjih odmora, kao i uvid u broj slobodnih dana, bolovanja i sličnih perioda odsustvovanja. Svaki zaposleni može postaviti dokument kojim dokazuje bolovanje, što vam znatno olakšava posao, posebno ukoliko je je reč o kompaniji sa puno zaposlenih.
Možete ga koristiti besplatno dve nedelje, nakon čega otpočinje paket naplate koji ste prethodno odabrali.
Monday.com
Jedan od najsveobuhvatnijih softvera koji olakšavaju upravljanje poslovnim procesima je Monday.com. On omogućava dodeljivanje zadataka, praćenje realizacije, komunikaciju među članovima tima, ali i automatizaciju određenih segmenata posla.
Mondai.com pruža biblioteku unapred napravljenih šablona za automatizaciju, koji su spremni za upotrebu kada treba da rešite uobičajene dnevne zadatke. Pored unapred napravljenih šablona, ovaj softver vam omogućava da kreirate prilagođena pravila automatizacije koja odgovaraju jedinstvenim tokovima posla.
Na primer, možete unapred dodeliti zadatke članovima tima na osnovu specifičnih uslova. Tako je moguće kreirati pravilo automatizacije koje dodeljuje zadatke članu tima sa najmanjim opterećenjem ili na osnovu specifičnih kriterijuma, kao što su kategorija zadatka ili prioritet.
Osim dodeljivanja zadataka, automatski možete ažurirati status zadataka kada se ispune određeni uslovi. Na primer, možete da podesite automatizaciju koja menja status zadatka kada član tima počne da radi (“u toku, in process”) ili u „završeno” kada su sve stavke na kontrolnoj listi isključene.
Chatbot
Čak iako zatvorite radnju dok ste na kolektivnom odmoru, upiti potencijalnih kupaca mogu da stižu na vaš sajt. Kako biste obezbedili da svaki od njih dobije odgovor, koristite sisteme za automatske odgovore – chatbot.
Chatbot sistemi mogu da obrađuju osnovne upite kupaca i da im pružaju osnovne informacije. Oni koriste obradu prirodnog jezika i veštačku inteligenciju da razumeju i odgovaraju na pitanja, smanjujući potrebu za ručnom intervencijom.
Na primer, kada klijenti započnu razgovor ili posete veb lokaciju, chatbot ih može pozdraviti i pružiti poruku dobrodošlice. Može ponuditi opcije za pomoć ili postaviti pitanja kako bi bolje razumeo njihove potrebe.
Takođe, chatbotovi se mogu programirati da daju odgovore na često postavljana pitanja. Kada klijenti postavljaju uobičajene upite, chatbot može automatski da odgovori onako kako ste unapred pripremili.
Uz to, za preduzeća koja pružaju isporuku proizvoda ili usluge, chat botovi mogu ponuditi automatska ažuriranja statusa porudžbine. Kupci mogu da se raspitaju o napretku svoje porudžbine, procenjenim vremenima isporuke ili bilo kojoj drugoj relevantnoj informaciji, a chatbot može da preuzme najnovije podatke i pruži odgovore u realnom vremenu.
Buffer
Već ste do sada naučili da je redovno objavljivanje sadržaja na društvenim mrežama važno da bi se ostvarila konekcija sa publikom. Međutim, to ne znači da social media postove treba da objavljujete kada ste na odmoru. Ne samo da ih možete pripremiti unapred, nego je moguće i zakazati ih tako da se automatski objave onog dana i u ono vreme kada vi želite.
Jedna od platformi koja to sve omogućava je Buffer. Ona pojedincima i preduzećima omogućava da planiraju, objavljuju i analiziraju svoj sadržaj društvenih medija na različitim platformama. Pruža centralizovanu kontrolnu tablu na kojoj možete upravljati višestrukim nalozima društvenih medija, sarađivati sa članovima tima i pratiti učinak svojih objava.
Bafer vam omogućava da unapred zakažete objave za platforme kao što su Facebook, Instagram, Tvitter, LinkedIn i Pinterest. Možete da kreirate i zakažete sadržaj, uključujući slike, video zapise itekstualne opise koji će biti objavljeni na određene datume i vreme.
Email automatski odgovori
Svi ljudi koji imaju svoj biznis složiće se da ne bi bilo profesionalno niti dobro po biznis da potencijalni klijent čeka na odgovor po dve nedelje. Mnogo je bolja situacija ako mu, kada vam se javi, stigne automatski email da ste na odmoru do određenog datuma i da ćete se javiti sa detaljnim informacijama po njegovom isteku.
Zbog toga postoje email automatski odgovori. Mnogi softveri za upravljanje email poštom, kao i platforme za marketing, nude ugrađene funkcije automatskog odgovora. Na primer, neki od njih su MailChimp, MailerLite, GetResponse, ConvertKit…
Kada koristite automatski odgovor na e-poštu, važno je da poruke budu sažete, profesionalne i relevantne za kontekst. Nekada je dovoljno navesti period na kom ste na odmoru uz napomenu da upit pošalju na drugi email ili sačekaju da se vratite sa odmora.
Automatizacija tokova posla, uz pomoć brojnih softvera, doprinosi postizanju bezbrižnosti koju svi želimo tokom godišnjeg odmora. Znajući da se osnovni zadaci i hitna pitanja rešavaju automatski, možete da se opustite, odvojite od posla i rasterećeniji vratite u redovan tok nakon pauze.
Imaš pitanje ili komentar?